ΓΡΑΦΕΙΟΚΡΑΤΙΑ
Η γραφειοκρατία είναι ένας τύπος κοινωνικής οργάνωσης που επινοήθηκε από τους ανθρώπους για την ορθολογιστική και αποδοτική επιδίωξη προκαθορισμένων σκοπών. Η γραφειοκρατία σήμερα μπορεί να χαρακτηρισθεί ως μια οργανωτική μορφή παγκόσμιας εμβέλειας, που έχει επηρεάσει τόσο τις δημόσιες υπηρεσίες όσο και το επιχειρηματικό πεδίο σε όλον τον πλανήτη.
Πολλοί κοινωνιολόγοι περιγράφουν την γραφειοκρατία ως την ιδανική μορφή διοίκησης και της αποδίδουν ένα συνδυασμό χαρακτηριστικών για την αποτελεσματικότερη λειτουργία της και τη μεγιστοποίηση της διοικητικής αποδοτικότητας:
1) Οι δραστηριότητες που απαιτούνται για την εκπλήρωση των σκοπών των οργανισμών κατανέμονται κατά έναν ορισμένο και σταθερό τρόπο, σαν επίσημα καθήκοντα.
2) Η οργάνωση των γραφείων ακολουθεί την αρχή της ιεραρχίας δηλαδή, κάθε κατώτερο γραφείο είναι κάτω από τον έλεγχο και την εποπτεία ενός ανώτερου.
3) Οι τρόποι λειτουργίας του οργανισμού διέπονται από ένα σταθερό σύστημα κανόνων και συνίστανται στην εφαρμογή αυτών των κανόνων σε συγκεκριμένες περιπτώσεις.
4) Ο ιδανικός ανώτερος υπάλληλος διευθύνει το γραφείο του κατά τρόπο απρόσωπο, χωρίς μίσος ή πάθος και επομένως χωρίς αγάπη ή ενθουσιασμό.
5) Η επαγγελματική αποκατάσταση στη γραφειοκρατική οργάνωση βασίζεται πάνω σε τεχνικά προσόντα και προστατεύεται από τις αυθαίρετες απολύσεις.
6) Ο γραφειοκρατικός τύπος διοίκησης οργάνωσης μπορεί, από μια καθαρά τεχνική άποψη, να επιτύχει το μέγιστο βαθμό απόδοσης.
Αυτό που έχει παρατηρηθεί όμως, είναι ότι η ιδανική μορφή γραφειοκρατίας που περιγράφεται παραπάνω, δεν υλοποιείται σχεδόν ποτέ και αυτό για πολλούς και διάφορους λόγους όπως:
• Η μορφή που περιγράφεται προσπαθεί να αποβάλει όλες τις ανεπιθύμητες έξω οργανωτικές επιδράσεις πάνω στη συμπεριφορά των μελών του οργανισμού. Οι υπάλληλοι κανονικά πρέπει να ενεργούν σύμφωνα με τα συμφέροντα του οργανισμού, κάτι που είναι ακατόρθωτο καθώς οι υπάλληλοι δεν ζουν μόνο για αυτόν.
• Η ιδανική μορφή δεν μπορεί να παρακολουθήσει τις απότομες μεταβολές που απαιτούνται για μερικά από τα οργανωτικά καθήκοντα. Η γραφειοκρατική μορφή έχει σχέση με σταθερά, στερεότυπα καθήκοντα που αποτελούν τη βάση για την ικανοποιητική απόδοση του οργανισμού. Όταν όμως εμφανίζονται μεταβολές, οι οργανισμοί πρέπει να μεταβάλλουν τα προγράμματα τους και η γραφειοκρατική μορφή δεν μπορεί να ανταποκριθεί και να προσαρμοστεί σε αυτές τις μεταβολές.
• Η γραφειοκρατία δεν ανταποκρίνεται στις προσδοκίες της, γιατί τα άτομα που εργάζονται σε αυτήν έχουν στην πλειοψηφία τους μέτριο δείκτη νοημοσύνης, μέτριες γνώσεις και δυνατότητες αντοχής. Όλοι οι οργανισμοί πρέπει να σχεδιάζονται με βάση το μέσο άτομο που είναι πιθανό να συναντήσει κανείς στην κάθε θέση.
Οι γραφειοκρατίες είναι επίσημα αναγνωρισμένοι οργανισμοί και χαρακτηρίζονται από τυποποιημένες διαδικασίες, που σκοπεύουν στην επιστράτευση και το συντονισμό των προσπαθειών συνήθως εξειδικευμένων ατόμων και υπό-ομάδων, σε αναζήτηση οργανωτικών στόχων.
Η γραφειοκρατία δεν παύει μέχρι σήμερα να αποτελεί ένα σύστημα διεκπεραίωσης υποθέσεων, στο οποίο κυριαρχούν οι περιττές ενέργειες και η υπερβολική προσήλωση στους τύπους, επιβραδύνοντας την όλη διαδικασία. Επίσης, περιλαμβάνει τις καθυστερήσεις στην υλοποίηση επιχειρηματικών δράσεων που σχετίζονται με τις επενδύσεις και την ανάπτυξή τους καθώς και τις καθυστερήσεις στην είσπραξη αμοιβών από τον ευρύτερο δημόσιο τομέα.
Ο λαβύρινθος της γραφειοκρατίας στην Ελλάδα
Την γραφειοκρατία στην Ελλάδα μπορούμε να
τη διαχωρίσουμε σε δύο κατηγορίες:
• Την εσωτερική, εκείνη δηλαδή που δεν είναι ορατή στον πολίτη, αναφέρεται δηλαδή στα εσωτερικά της δημοσίας διοίκησης.
• Την εξωτερική, δηλαδή αυτή που είναι ορατή από τον πολίτη.
Και από τις δύο αυτές μορφές γραφειοκρατίας, ο πολίτης είναι αυτός που τελικά θα δεχθεί τις συνέπειες της, καθώς το μόνο που κάνουν είναι να αυξάνουν την ταλαιπωρία και να τροφοδοτούν τη διαφθορά.
Το ελλιπές, ασαφές και αναχρονιστικό νομοθετικό-κανονιστικό πλαίσιο, η ανεπαρκής υπηρεσιακή και περιορισμένη επιστημονική κατάρτιση, η ευθυνοφοβία των υπαλλήλων είναι οι κύριοι τροφοδότες που δημιουργούν τον φαύλο κύκλο της γραφειοκρατίας.
Τα κυριότερα προβλήματα που δημιουργεί η γραφειοκρατία στη χώρα μας είναι τα εξής:
• Δημιουργεί δυσκολίες στους πολίτες-χρήστες στην πρόσβαση στις υπηρεσίες του κράτους αυξάνοντας το χρόνο και την δαπάνη που απαιτείται για την εξυπηρέτησή τους.
• Οδηγεί συχνά σε διαδικασίες και πρακτικές οι οποίες έρχονται σε αντίθεση με τη σύγχρονη απαίτηση για διαφάνεια, λογοδοσία και ανοικτή διοίκηση.
• Ευνοεί την κακοδιοίκηση η οποία, όπως είναι γνωστό, οδηγεί αρκετές φορές και στη διαφθορά ή ευνοεί την ανάπτυξή της.
• Προκαλεί δυσκολίες και καθυστερήσεις στις διαδικασίες λήψης αποφάσεων και επίλυσης προβλημάτων.
• Οδηγεί σε σπάταλη διαχείριση των διαθέσιμων πόρων και αύξηση του κόστους λειτουργίας των κρατικών υπηρεσιών.
• Εμποδίζει την γενικότερη ανάπτυξη της χώρας καθόσον δημιουργεί ανασφάλεια δικαίου και καθιστά δυσχερείς τις επενδύσεις σύμφωνα με τις Εκθέσεις Διεθνών Οργανισμών για τη χώρα μας (Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα, ΟΟΣΑ, Παγκόσμια Τράπεζα, κλπ.).
Κόστος γραφειοκρατίας
Όσον αφορά το κόστος στους πολίτες και στις επιχειρήσεις, που δημιουργείται από τη δυσλειτουργία του κράτους λόγω γραφειοκρατίας, υπολογίζεται ότι ανέρχεται στο 8% του παραγόμενου ΑΕΠ, το οποίο προσεγγίζει το ποσό των 14 δις Ευρώ. Επίσης, υπολογίζεται ότι η ελληνική οικονομία επιβαρύνεται με το υψηλότερο κόστος στην Ευρώπη από τη γραφειοκρατία 6,8% του ΑΕΠ, με το αντίστοιχο ποσοστό στα υπόλοιπα ευρωπαϊκά κράτη να κυμαίνεται μεταξύ 3,5% και 4% του ΑΕΠ, κατά μέσο όρο.
Όπως αναφέρει μελέτη της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, άμα μειωθεί κατά 25% η γραφειοκρατία στη χώρα μας, θα καταφέρει να αυξήσει κατά 1,4% μονάδες το ΑΕΠ, με αποτέλεσμα να βελτιώσει την παραγωγικότητα και την απόδοση του κόστους εργασίας, δίνοντας έτσι ανάσα στην οικονομία αφού θα απελευθερωθούν μεγάλα κεφάλαια. Η ενίσχυση αυτή του ΑΕΠ υπολογίζεται σε περίπου 3,4 δισ. ευρώ,
Βλέποντας όλα τα παραπάνω στοιχεία, αυτό που μπορούμε να συμπεράνουμε είναι ότι η γραφειοκρατία αποτελεί μία από τις μεγαλύτερες πληγές της χώρας μας και πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη μέριμνα, έτσι ώστε να καταπολεμηθεί αυτό το φαινόμενο και να λειτουργήσει αποδοτικότερα η χώρα.
Καταπολέμηση τις γραφειοκρατίας
Στην εναλλακτική μας πρόταση διακυβέρνησης, οι προτάσεις για την καταπολέμηση τις γραφειοκρατίας ώστε να λειτουργήσει ομαλά το σύστημα της χώρας είναι:
1) Μετάβαση από το ισχύον σύστημα «διεκπεραίωσης αιτημάτων και εγκρίσεων» σε ένα καινοτόμο σύστημα «δήλωσης συμμόρφωσης», βάσει προδιαγραφών.
2) Ανάληψη του κόστους απόδειξης της συμμόρφωσης από την επιχείρηση, με συνακόλουθη μετατόπιση μεγάλου μέρους του διαχειριστικού κόστους της διαδικασίας αδειοδότησης από τη δημόσια διοίκηση στον ιδιωτικό τομέα.
Αυτό θα οδηγήσει σε εξασφάλιση της δυνατότητας αξιοποίησης, από τις επιχειρήσεις, της εξωτερικής ανάθεσης (outsourcing) παροχής υπηρεσιών αδειοδότησης σε πιστοποιημένους φορείς.
3) Να δίνεται περισσότερη έμφαση του ελεγκτικού βάρους από το στάδιο της έναρξης της δραστηριότητας της επιχείρησης στο στάδιο λειτουργίας της.
4) Θεσμοθέτηση ενός στοχευόμενου συστήματος ελέγχων κατά τη λειτουργία της επιχείρησης.
5) Καθιέρωση της πιστοποίησης όλων των φορέων της αδειοδότησης στο δημόσιο και τον ιδιωτικό τομέα, βάσει πρότυπων προδιαγραφών οργάνωσης και λειτουργίας.
6) Εγκαθίδρυση κεντρικού συστήματος ιχνηλάτησης της αδειοδότησης, για την αύξηση της λογοδοσίας και τη μέτρηση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών.
7) Σχεδιασμό Επιχειρησιακού Προγράμματος Εφαρμογής της εναλλακτικής μας πρότασης και συγκρότηση ειδικού αυτοτελούς οργανισμού κεντρικής κυβέρνησης για τη εφαρμογή του, με προκαθορισμένη θητεία μέχρι την ολοκλήρωση του και θεσμοθέτηση της συμμετοχής των φορέων της επιχειρηματικότητας στη διακυβέρνηση.
8) Απλούστευση της νομοθεσίας και οργάνωση των αρμοδιοτήτων των υπηρεσιών. Ο τρόπος οργάνωσης του κράτους πρέπει να στηρίζεται στη λογική του τι μπορεί να γίνει και όχι στο τι πρέπει να γίνει. Επίσης, επειδή η αποστολή των κρατικών οργανώσεων ορίζεται με υψηλό βαθμό λεπτομέρειας σε πολλαπλά νομοθετικά κείμενα, αυτό που πρέπει να γίνει είναι κωδικοποίηση της νομοθεσίας, ώστε να μπορούν οι εργαζόμενοι να είναι σίγουροι ότι εφαρμόζουν κάθε φορά τις ισχύουσες διατάξεις. Αυτό φυσικά απαιτεί δομές που θα σχεδιάζουν και θα συντονίζουν την πολιτική Καλής Νομοθέτησης, μονάδες Στρατηγικού Σχεδιασμού στα Υπουργεία και βελτίωση της διυπουργικής συνεργασίας για την εφαρμογή οριζόντιας πολιτικής απλούστευσης σε τομείς πολιτικής.
9) Αξιοποίηση της τεχνολογίας και χρήση εφαρμογών διαχείρισης επιχειρησιακών διαδικασιών μέσω διαδικτύου. Όλες οι εργασίες, αιτήσεις, παράπονα, προτάσεις κλπ από όπου και αν προέρχονται (φυσικό ή νομικό πρόσωπο, φορέα κλπ) και με οποιοδήποτε μέσο (έγγραφο, φαξ, email, ηλεκτρονικές αιτήσεις κλπ), θα καταχωρούνται στο σύστημα το οποίο θα μπορεί αυτόματα να κατανέμει τα θέματα σε οργανωτικές μονάδες ακόμα και να υπολογίζει τον αναμενόμενο και το μέγιστο χρόνο ολοκλήρωσης σύμφωνα με τις ρυθμίσεις, στατιστικά κλπ.
Τα δεδομένα αυτά θα είναι διαθέσιμα σε κάθε ενδιαφερόμενο μέσω διαδικτύου για ενίσχυση της διαφάνειας. Με τον τρόπο αυτό μηδενίζεται η χάρτινη επικοινωνία εντός των δημόσιων δομών. Με την χρήση ηλεκτρονικών μέσων, απαιτούνται συνολικά μόνο τέσσερις ημέρες για την ολοκλήρωση των διαδικασιών σύστασης νέας επιχείρησης.
10) Αναβάθμιση των ΚΕΠ σε υπηρεσίες μιας στάσης (one stop shop) για όλο το δημόσιο τομέα. Για να γίνει αυτό πρέπει να υπάρξει ψηφιοποίηση των αρχείων και καθιέρωση της ψηφιακής υπογραφής, έτσι ώστε να εκδίδουν τη διοικητική πράξη στον τόπο που βρίσκονται (επί τόπου) και όχι να μεταφέρουν έγγραφα σε άλλες δημόσιες υπηρεσίες.
11) Συνεχής και υποχρεωτική εκπαίδευση των υπαλλήλων ανάλογα με το αντικείμενο που αναλαμβάνουν, η οποία στο μέλλον θα πρέπει να είναι προαπαιτούμενη για την ανάληψη των συγκεκριμένων καθηκόντων. Όλα αυτά φυσικά θα γίνονται σε συνδυασμό με την εφαρμογή σύγχρονων μεθόδων διοίκησης και τη χρήση νέων τεχνολογιών. Επίσης, η εκπαίδευση θα πρέπει να είναι συνεχής, με συνεχή σεμινάρια και επιμόρφωση όσον αφορά την τεχνογνωσία αλλά και την κουλτούρα της καλής νομοθέτησης που θα βελτιώσει την απόδοση στην παροχή δημόσιων υπηρεσιών.
12) Ένα καινοτόμο σύστημα δήλωσης και συμμόρφωσης των επιχειρήσεων, στο οποίο θα διατάζεται αυτόματα η συμμόρφωση μιας επιχείρησης με τις γενικές προδιαγραφές που θέτει ο νόμος. Οι εταιρείες λοιπόν δεν θα είναι πια υποχρεωμένες να υποβάλλουν αίτηση και να περιμένουν πότε θα ελεγχθεί από το Δημόσιο για να εκδώσει την αντίστοιχη άδεια. Επίσης, οι έλεγχοι θα γίνονται κατά τη διάρκεια της λειτουργίας των επιχειρήσεων και όχι εκ των προτέρων και θα γίνονται από πιστοποιημένους φορείς του δημοσίου και του ιδιωτικού τομέα, με βάση κάποια συγκεκριμένα κριτήρια και προδιαγραφές που θα αφορούν την οργάνωση και την λειτουργία.
Ακόμα, θα ιδρυθεί ένα κεντρικό ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης της αδειοδοτικής και ελεγκτικής διαδικασίας, καθώς δεν θα ελέγχεται πια κάθε επιχείρηση ξεχωριστά από την κεντρική διοίκηση, αλλά θα ελέγχει τους ελεγκτές των επιχειρήσεων και το σύνολο της διαδικασίας.
Τέλος, το νέο αυτό σύστημα θα έχει την μορφή ιστοσελίδας, στην οποία θα μπορούν να έχουν πρόσβαση όλα τα εμπλεκόμενα μέρη και η αρχειοθέτηση των στοιχείων κάθε επένδυσης θα γίνεται ηλεκτρονικά και θα υπάρχει εξ αποστάσεως πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο.